DESCARTE DE DOCUMENTOS: O QUE VOCÊ PRECISA SABER PARA DESCARTAR CORRETAMENTE
O descarte de documentos é um processo que segue critérios pré estabelecidos e um bom planejamento empresarial. Grande parte das empresas costumam cometer erros ao realizar o descarte de suas documentações, resultando em possíveis violações à Lei Geral de Proteção de Dados. Muitas empresas cometem diversos erros ao realizar o descarte de documentos que resultam na violação de leis e podem ter sérias consequências para o negócio. Neste artigo, você vai entender melhor sobre como realizar a gestão e o descarte de documentos da forma correta e assertiva, sem prejudicar a empresa. Leia a seguir! Como realizar o descarte de documentos corretamente Antes de entender como realizar o descarte de documentos de forma correta, é fundamental saber quais são os documentos importantes que devem passar por esse processo. É importante saber que a maioria dos documentos em uma empresa são confidenciais, e não devem ser compartilhados com terceiros pois se tratam de registros que devem ser mantidos em segurança. De forma generalizada, documentos desse tipo são sobre: Procedimentos operacionais; Dados técnicos de produtos e serviços; Informações sobre propriedade intelectual, como patentes, direitos autorais e marcas registradas; Dados financeiros; Dados pessoais de funcionários e clientes. Sobre a LGPD A partir do ano de 2020, passou a vigorar a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), a qual estabeleceu normas para empresas públicas e privadas que lidam com dados pessoais de clientes e usuários. Ela exige que os documentos sejam tratados a partir de um ciclo de vida bem definido, protegendo principalmente os donos dos dados sensíveis contidos em cada um deles. Uma das formas de realizar esse controle e tratamento é através da adoção de uma tabela que mostra o prazo pelo qual cada registro deve ser armazenado antes de ser eliminado, organizando o seu ciclo de vida. Entretanto, é importante que os procedimentos associados a essas tarefas estejam previstos em uma política de gestão de documentos da própria empresa. Fragmentadoras: a melhor forma de realizar o descarte de documentos As fragmentadoras são utensílios capazes de fazer o descarte de papéis, CDs, disquetes, pen-drives e cartões. Cada modelo varia de acordo com uma norma de segurança pré estabelecida, chamada DIN 66399. A partir dessa norma, estabelecem-se três classes de proteção divididas em níveis de segurança que servem como guia na proteção de empresas, instituições e pessoas contra espionagem e coleta não autorizada de informações confidenciais. Em nosso texto Como escolher a melhor fragmentadora de papel profissional? Entenda mais sobre o equipamento! falamos mais sobre como funcionam esses níveis de proteção. Clique aqui e leia agora mesmo. A Menno conta com modelos de fragmentadoras indicadas para cada um dos casos. Veja abaixo alguns exemplos.
1 – Fragmentadora Secreta 15C Plus
A Fragmentadora Secreta 15C da Menno é ideal para deixar os dados dos seus arquivos em segurança. Ela foi desenvolvida para destruir arquivos de forma rápida e eficiente. É capaz de fragmentar até 15 folhas de uma vez e deixá-las em partículas de até 4×40 mm.
2 – Cortadeira Destroyer 250 BR P Bivolt
A cortadeira de papel Destroyer 250 foi desenvolvida para destruir em grande quantidade documentos, papéis e formulários contínuos, além de CDs, DVDs e cartões. Ela é capaz de fragmentar até 25 folhas de uma vez e deixá-las em partículas de 3,9x40mm.
3 – Cortadeira Destroyer 400
A cortadeira de papel Destroyer 400 foi desenvolvida para destruir em grande quantidade documentos, papéis e formulários contínuos, além de CDs, DVDs e cartões. Ela é capaz de fragmentar até 45 folhas de uma vez e deixá-las em partículas de 6,5×47,5 mm. E aí, gostou de saber mais sobre como realizar o descarte de documentos da melhor forma possível?